“科学技术是第一生产力”，为建设科技强国，近年来，国家不断加大对科研教育事业的投入。据《2018年全国科技经费投入公报》显示，2018年国家财政科学技术支出9518.2亿元，比上年增加1134.6亿元，增长13.5%。其中，高等学校经费支出1457.9亿元，增长15.2%。随着科研经费投入的不断增加，在强化依托单位主体责任的背景下，高校科研经费的管理和使用也面临很多困难，科研经费“报销难、报销繁”的问题尤为突出。

科研经费报销流程现状

   随着科研经费增加所带来的业务量上升，经费管理制度、报销政策与标准不断更新，在不增加科研人员负担的情况下，设计一种规范、高效的报销流程是解决目前报销难问题的关键之一。目前，在信息化手段深度普及的背景下，网络“不等候报账”模式取代了传统的排队报销模式，这节省了师生的排队时间，让报销从“排队”变成了“随时”，让查询从“现场”变成“在线”。同时，业务单据的规范程度也极大提高，审核制单的核算工作较以往更高效，既减轻了财务人员的工作量，又通过清晰地流程管控，减少了单据在各职能部门的流转次数，缩短报账的周期时间，进一步提高了财务人员的工作效率。与传统的科研经费报销模式相比，信息化手段提高了科研经费报销的效率，但仍存在诸多问题，主要集中在：不同来源及研究方向的经费核算标准口径不一致；课题检查节点不同，导致集中报销现象；经办人员流动频繁、科研人员经费管理意识淡薄；经费管理不够精细化、专业化等。

科研经费报销存在的问题

   一是不同来源及研究方向的经费核算标准口径不一致。首先，按照科研经费来源不同，可以分为纵向科研经费和横向科研经费。其中纵向科研经费中，按照科研经费归口管理部门可以分为国家重点研发计划、国家自然科学基金、中科院主导各类专项和军工项目等。在国务院相关文件精神的背景下，基于不同类型科研经费有不同的研究群体和设立目标这一特点，各部委均制定了适合于本专项的资金管理办法。

   这些管理办法有一定的共通性，更有各自的特殊性。比如，各类经费所使用的经费分项是基本一致的，但是预算控制的范围又有所不同。比如，国家重点研发计划和国家自然科学基金按四大类进行分项控制，大类内部预算调剂由项目组自行把握，大类间则需要学院及单位职能部门的审批；中科院主导的先导专项将“出版/文献/信息传播”并入“其他”类，并按照三大类进行预算控制。再如，从结题审计的要求看，国家自然科学基金项目中，除按成本补偿资助的重大及重点专项，其他定额资助项目均只需要课题负责人提供经财务审核的结题决算表和决算说明，无需第三方审计以及提供更多凭证说明。而国家重点研发计划及先导专项在财务验收时不仅需要课题负责人提供相关决算报表，还需要第三方审计和提供更多的财务资料。

   除了来源不同，学科类别及研究方向的不同更导致了核算标准差异化。比如一般情况下，数理偏重计算推导，生化依赖实验论证，而经管则侧重实地调研。反应在报销审核中，则会发现数学等纯理科研究会更偏重于电脑及普通耗材的购置，物理化学及生物除购置专项仪器外，还会采购大量专业材料，而经济管理及文科类更重外地调研及交流，故发生差旅及劳务的概率会大大增加。

   综上所述，科研经费的不同类别会导致报销范围和尺度发生变化，这就要求核算会计既要分辨及掌握不同类别的科研经费管理办法，又要根据不同研究方向的项目进行区别化的管理，从而加大了财务核算工作的难度。

   二是课题审查时间节点不同，导致集中报销现象。由以上分析可以看出，不同来源的经费有适用于本专项的资金管理办法及监督检查方案。如重点研发项目的检查节点按年度、中期及结题来确定，年度检查根据具体专项通知，集中在每年上半年，中期检查节点为每年7月31日，结题时间节点则在每年的8月31日。不同于重点研发项目，自然科学基金及中科院项目则把节点设定为每年12月31日。不同的检查时间节点导致了各类项目之间报销频次的差异。

   三是经办人员流动频繁，管理意识薄弱。在信息化水平不断提升，特别是新《政府会计制度》实施以来，各高校院所对科研经费报销业务流程和操作规范不断优化，这就要求报销人员不断提升业务水平，以适应新的变化。

   首先，在报销群体中，除接受过相关培训的科研财务助理及学生，还有广大未接受过培训的教师和学生，而这部分人员往往流动性较大，对财务管理规章制度缺乏学习的动力，常常由于材料不充分或签字审批等问题延长了业务处理时间，这不仅浪费了师生大量时间，更降低了财务人员的工作效率。

   其次，从接受过培训的科研财务助理的角度来看，他们习惯性的做法是积攒票据，统一签批、投递，这种做法看似方便，但是缺乏项目管理的意识。比如一个科研财务助理同时负责一个老师的几个项目，如果只图操作方便，报销走账忽略预算及时间节点，则会导致课题经费发生不合理支出，或未在当期支出，从而造成结题时调账或执行率不够等问题。

   四是科研经费管理不够专业化、精细化。这主要体现在项目管理的各个环节中。比如，预算是项目经费支出与审计的重要依据，据实编制成本预算，并严格按照预算支出是成本补偿的核心，然而目前的现状是预算的编制没有引起足够的重视，编制过程缺少财务人员的意见指导，一方面容易导致内容编制与报销制度不完全相符，从而造成报销难的现象；另一方面，也导致了支出与预算难以保持一致，从而在课题经费使用过程中增加了预算调整频率。

   另外，预算编制中存在的问题会进一步导致课题组在结题审计或财务验收时，需要结合政策为检查单位提供更多的解释说明，甚至调账，这无形中又增加了财务人员的工作负担。

对策建议

   针对以上问题，以Z高校为例，提出以下优化方案。

   Z高校作为首批实施“985工程”和“211工程”的大学之一，也是唯一参与国家知识创新工程的大学。学校现有20个学院（含6个科教融合共建学院）、31个系，设有研究生院、附属研究院、附属医院等。有数学、物理学、力学、天文学、生物科学、化学等6个国家理科基础研究和人才培养基地。建有国家重点实验室、国家研究中心等12个国家级研究机构。在良好的软硬件设施支持下，目前，Z高校每年竞争获得的科研经费达25亿元左右，在研项目达3000余项。

   结合校财务处人员配备情况，学校设东校区及西校区两个财务服务中心，涉及核算的会计共计17人，科研经费管理办公室4人，院系科研财务助理70余人。基于Z高校经费体量现状，拟从财务核算业务流程及人员培训两方面进行阐述，旨在进一步解决报销难，繁琐量大的问题，推进科研经费管理更加精细化、专业化。

   一方面强调业务流程设计。在目前Z高校的财务报销流程中，依托网络信息化的管理手段，报销单据统一收集，并随机分发给核算会计，制单完成后，再统一分配给后台复核人员。制单及复核的重点主要在依据各类报销制度、审批流程，检查单据是否齐全及规范，签字及审批是否完整闭环。这种报销模式在大体量的经费压力下，略显被动以及粗放，如年末容易积累大量单据，不同的会计对政策的把握尺度不同，导致报销的结果有差异。如果在单据收集及内部分发的流程中，根据项目经费的来源及研究方向进行类别控制，将有效缓解以上提出的问题。

   在这种模式下，专项会计将主要负责某一个或几个系的同类型专项，但是这种划分不是严格无交叉的，而是相互融合的。具体做法是：

   第一，专项会计在熟悉了某专项的经费管理制度后，对该类专项的经费报销将形成统一的标准，再结合所属的院系的具体情况及习惯，给出专业的判断；

   第二，由于有专门的会计进行项目全过程核算，在结题审计时，在对项目有全面了解的前提下，配合科研财务助理，从财务政策的角度，可以给出专业的解释及说明；

   第三，因各类项目检查的节点不同，使财务报销错峰完成。比如，国家重点研发项目的检查节点主要集中在上半年，而自然科学基金及中科院项目则集中在年底封账前，那么在各自专项的报销高峰期时，相关会计除了完成正常的所属专项费用的报销后，可以帮助其他处在高峰期的会计处理单据，这些单据经过专项会计的审核后，只需依据通用的报销政策完成审核及制单即可。

   需要说明的是，这种模式的推行需要核算会计对相应的政策法规有更深入的理解和把握，所以加深学习、紧跟政策的变化，是核算会计必备的素质之一。同时应加强对政策解读的培训及研讨，保证核算的尺度更一致，科学合理的应对报销难、报销繁的困难，并帮助课题顺利完成财务验收。

   另一方面加强科研财务助理的专业培训。自2017年3月，Z高校制定了科研财务助理岗位暂行管理办法，明确了科研财务助理的聘用和管理制度，并对在岗的科研财务助理进行了多次财务培训，力求进一步提升财务工作效率。这在一定程度上减轻了科研人员的负担，然而从经费使用和管理的角度来看，科研财务助理主要着眼于具体的报销业务，力求“多、快、好、省”地把报销处理完毕，而缺乏对预算编制、经费使用、财务审计验收等科研经费全过程的把控，从而导致报销时因与预算不符导致的单据退回，因积攒票据集中报销造成的不按预算支出，结题调账等问题。

   基于以上情况，对科研财务助理的培训，除了向其宣传通用性的国家及学校财务政策，还应结合学校已申请到的科研项目，有针对性的向财务助理普及专项经费管理办法，具体做法如下：

   第一，鼓励科研财务助理积极参与到预算编制的过程中，结合以往的财务报销经验与相关政策，为科研人员编制预算提供合理合规的建议，为日后的报销工作做好准备的同时，降低预算调整的概率，从预算的角度减少“钱不好花”的问题。

   第二，科研财务助理在经费使用的过程中，收集发票并履行报销手续是其中的基础环节，根据项目进程按预算支出是实现项目管理的关键。因此，这就需要科研财务助理熟悉本课题组不同类型的科研项目及其经费使用规定，从而做到专款专用。

   第三，把握项目经费执行进度，避免因突击花钱、时间紧迫而导致审批手续不完善，票据填报不规范，单据被退回等情况。科研财务助理应作为科研人员和财务人员之间沟通的桥梁，推进业务与财务有效融合，从而使财务管理部门更加高质高效地为科研项目服务，在科研经费的使用过程中实现监督与促进的作用。

   从科研经费管理的角度来解决“报销难、报销繁”的问题，重点是从内外两方面入手，优化财务内部业务流程和加强对科研财务助理的专业化培训。鉴于改革理想方案与实际情况之间的差距，笔者认为有必要以科学的方法深入研究和试点，为后续的实践提供依据。